Por: Humberto Márquez
En la época actual y como consecuencia básicamente de la globalización, las empresas deben operar en un entorno de negocios cada vez más complejo y competitivo en el que los retos son altos, y en algunos casos, determinantes de la sobrevivencia de la compañía ya que sólo sobrevivirán las empresas que mantengan o incrementen su competitividad.
Una empresa es competitiva si logra conservar o incrementar su participación en el mercado, esto es, además de seguir manteniendo sus clientes se está ganando a algunos de los de sus principales competidores. En cambio, se dice que una compañía no es competitiva cuando sucede lo contrario, sus clientes se están yendo con otras empresas que son sus competidoras, ya que éstas les ofrecen mejores condiciones, esto es: más calidad, mejor servicio y menor costo.
Existen diversas estrategias posibles para conservar o incrementar la competitividad de una compañía y dentro de éstas una de las más importantes es por medio de los costos. En muchas compañías exitosas los costos se han convertido en el elemento fundamental de sus estrategias a mediano y corto plazo para ser más competitivas, ya que si éstas ofrecen los mismos productos y servicios que sus competidores, pero lo pueden hacer a un menor costo, esto les da una ventaja competitiva sobre ellos. Lo anterior constituye lo que se conoce como “administración estratégica de los costos”.
Pero, ¿cómo puede una empresa reducir sus costos en una manera racional en el mediano y corto plazo para lograr una ventaja ante sus competidores? La respuesta no es sencilla ya que cada compañía es distinta una de otra y requiere el desarrollo de una estrategia que tome en cuenta sus particularidades tanto internas como del mercado en que participa. Sin embargo, existe un aspecto básico en común que conduce al camino de la reducción eficiente de los costos y que constituye el requisito indispensable para el desarrollo de la estrategia, éste es, el conocer con suficiente profundidad lo que se quiere administrar en forma estratégica, es decir, los costos.
No se puede diseñar una estrategia válida si no se conoce y consecuentemente no se tiene la respuesta a cada una de las siguientes preguntas:
¿Qué es un costo? ¿los costos son malos? En caso de que haya costos buenos ¿cómo se pueden distinguir de los que no lo son?
¿Cuál es la razón general por la cual una empresa incurre en costos? ¿Quién, por qué y para qué se está generando un determinado costo? ¿qué beneficio se está obteniendo de él? ¿Cuál es el comportamiento de los principales costos en relación a ciertos niveles de actividad, tanto unitariamente como en total? ¿Cómo podemos determinar el comportamiento de un determinado costo? ¿Cómo se puede identificar y cuantificar un determinado costo? ¿Cuál es la importancia de ese costo en cuanto a su monto? ¿Se puede controlar? En caso afirmativo ¿Quién puede hacerlo? ¿por medio de que acciones? ¿Cuáles son las principales actividades desarrolladas por la empresa? ¿Cuál es el costo de cada una de estas actividades? ¿Qué tan eficientemente se están desarrollando estas actividades? ¿Cómo identificar actividades que agregan valor de las que no agregan valor? ¿En que informe se están reportando los costos? ¿Quiénes son los usuarios de estos reportes? ¿Qué acciones se están generado o deberían generarse? Para cierto tipo de decisiones que se deseen tomar en la empresa ¿qué costos son relevantes y cuáles son irrelevantes?
Si no se tiene las respuestas válidas a las preguntas anteriores es muy difícil que la estrategia para reducir costos dé resultados satisfactorios, ya que no se trata simplemente de eliminar costos en forma arbitraria si no que debe existir una justificación y objetivo concreto al reducir o eliminar un determinado costo.
Por ahora, en el presente artículo vamos a centrarnos en responder a las dos primeras preguntas: ¿qué es un costo? y ¿razón por la cual una empresa incurre en costos? Teniendo claro este concepto y el porqué se incurre en ellos, las respuestas a las otras preguntas son relativamente más fáciles de obtener.
El concepto de costo se puede definir como la entrega de dinero (ya sea en el momento actual o en uno futuro) de un bien o de un servicio a cambio de algo que va a beneficiar a la empresa que incurre en el costo.
De la definición anterior se desprenden dos ideas básicas:
1) Un costo implica que la empresa sacrifique dinero, bienes o servicios. Un costo es un sacrificio.
2) La finalidad del mencionado sacrificio (costo) es obtener un beneficio. La lógica nos señala que una conducta racional por parte de los administradores a la hora de evaluar la conveniencia de incurrir o no en un costo o de eliminar uno, es comparar el monto del sacrificio contra el del beneficio que se espera obtener.
El beneficio que se espera de los costos normalmente se ve reflejado en las ventas, esto es, directa o indirectamente los costos deben ayudar a generar ingresos (ventas). Dependiendo de cuándo se obtienen los ingresos, en los reportes financieros los costos se clasifican en tres grandes categorías: activos, gastos y pérdidas.
Los activos son costos que tienen potencial (están activos) de generar ingresos en periodos futuros. Ejemplos de estos costos son los inventarios, la maquinaria, edificios, etcétera Los gastos son costos que en el periodo actual ayudaron directa o indirectamente a generar ingresos y ya no tienen potencial de generar más ingresos en otros periodos. Ejemplos de este tipo de costos son: costo de lo vendido, gastos de venta, gastos de administración, etcétera. Las pérdidas son costos que al igual de los gastos ya no tienen potencial para generar ingresos en periodos futuros, pero a diferencia de éstos, no ayudaron a generar ingresos en el periodo actual.
Es importante resaltar que no se trata de dar definiciones sólo por el prurito de hacerlo, lo que se quiere enfatizar es que si a las cosas se les llama por lo que son y entendemos el significado del vocablo con el que se les designa, es más fácil entender su significado.
De esto se trata precisamente cuando en la información financiera y en otros reportes similares, el contenido nos señala la existencia de ciertos costos, así como su relación con la generación de ingresos. El usuario de dicha información podrá hacer juicios de valor respecto a la situación de estos costos, por ejemplo, que hay costos que son buenos (los activos y los gastos) y hay costos que son malos y que por lo tanto se deben tomar todas las medidas necesarias para eliminarlos (las pérdidas). En pocas palabras, estos informes están señalando la ruta a seguir para ser más competitivos al reducir los costos.
